Bra avtal förutsätter rätt frågor

Avtalsbundenhet är något grundläggande inom inköp. Trots det så blir påföljderna för avtalsbrott i många fall allt för små. Jon Kihlman, Inköp24:s krönikör skriver om vikten att skriva riktiga avtal - och följa dem.

1160191777.jpg

I min förra krönika skrev jag om avtal som inte var avtal eftersom de inte innehöll några åtaganden. Jag forsätter på temat med en krönika om avtal som knappt är avtal och i det ligger åtminstone två vanliga problem. Dels är de åtaganden som görs så ofullständigt angivna att det är svårt att ta ställning till vad de innebär, dels är det vanligt att påföljderna när åtagandena inte uppfylls är alltför förlåtande mot den avtalsbrytande parten.

Avtalsbundenhet förutsätter att det är praktiskt möjligt – låt vara inte tillåtet – att begå avtalsbrott. Om det inte ens är praktiskt möjligt är avtalsbundenheten bara på låtsas. Avtalsbundenhet förutsätter därför att det är möjligt att i efterhand jämföra vad som faktiskt har skett med vad som enligt avtalet skulle ha skett, och ta ställning till om de stämmer överens eller om det finns en negativ avvikelse.

Avtalsbundenheten förutsätter därför att leverantörens åtagande beskrivs på ett sätt som gör en sådan jämförelse möjlig. Här brister många avtal. Ibland beror det på att avtalsobjektet inte går att beskriva på ett ändamålsenligt sätt. Oftast beror det på att köparen inte har har gjort ett ordentligt jobb genom att ställa och besvara  frågorna: ”Hur ser vårt behov ut?”, ”vad skall vi köpa?” och kanske ”varför skall vi köpa det?”.

I stort sett alla avtal begränsar påföljderna för brott mot ingående åtaganden. Det är ofta ekonomiskt rationellt och därmed bra. Det finns en gräns för vad som är ekonomiskt rationellt. Åtskilliga avtal begränsar leverantörens ansvar så mycket att det knappt går att tala om dess åtaganden som just åtaganden. Ju mer begränsade de negativa effekterna av ett avtalsbrott är för den avtalsbrytande parten, desto mindre anledning finns det att betrakta avtalet som bindande för den parten. I teorin är parten naturligtvis fortfarande bunden men om effekten av ett avtalsbrott bara blir att parten tvingas bjuda på en kopp kaffe är den avtalsbundenheten inte mycket värd.

Åtskilliga avtal brister i dessa två avseenden. Åtagandena är för dåligt angivna och påföljderna är alltför förlåtande för att vara effektiva. Frågan om ett avtal är ett avtal eller inte är naturligtvis inte mycket mer än semantik. För den som skall skriva ett avtal är den inte heller särskilt viktig.

Den som skriver ett avtal bör fokusera på innehållet snarare än på formen och rubriceringen. Innebär avtalet att motparten gör de åtaganden som vi vill att den skall göra? Är påföljderna utformade så att de ger motparten incitament att tillgodose våra behov och ger oss lämplig kompensation om så inte sker? Om frågorna besvaras jakande är det förmodligen ett bra avtal. Om de besvaras nekande finns det utrymme för förbättringar.